Un employeur peut-il imposer aux salariés un délai pour la remise des notes des frais professionnels ?

Oui !

Dans le cadre de son activité professionnelle, un salarié peut engager des dépenses supplémentaires liées à l’exercice de ses fonctions et dans l’intérêt de l’entreprise (déplacements, restauration, etc.). Les frais professionnels correspondent à des dépenses réellement engagées par un salarié pour les besoins exclusifs de son activité professionnelle. A ce titre, un employeur est tenu de rembourser les frais engagés par ses salariés pour l’exercice de leur activité professionnelle

Le remboursement des frais professionnels peut d’effectuer selon deux modalités :

• le remboursement des dépenses réellement engagées. Le salarié est ainsi remboursé de la totalité des frais engagés sous réserve de fournir les justificatifs de ses frais ;
• une allocation ou indemnité forfaitaire. Dans ce cas, il conviendra de respecter les montants fixés par l’Urssaf pour qu’ils soient exonérés de cotisations sociales. Au-delà des seuils déterminés dans ce barème, les sommes versées sont réintégrées dans l’assiette des cotisations sociales.

Afin de limiter le retard ou faciliter la gestion des notes de frais par les salariés, l’employeur a la possibilité d’imposer la remise des notes de frais dans un délai limité. Pour cela, il est tenu d’informer les salariés de la date limite de remise. Cette information peut se faire notamment au travers d’une note de frais.

Ainsi, le salarié qui ne respecte pas le délai imposé par l’employeur pourra se voir refuser le remboursement de ses frais professionnels.