Comment un employeur peut-il gérer les congés payés de ses salariés ?

Tout salarié a droit à des jours de congés payés à hauteur de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur. La période de référence pour déterminer la durée des congés payés est celle allant du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Par dérogation, un accord collectif mettant en place un régime de modulation ou réduction du temps de travail peut prévoir une période de référence différente.

La période de prise de congés payés est fixée par accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, par convention ou accord de branche. En l’absence d’accord collectif, la période de prise des congés payés est fixée par l’employeur après consultation des instances représentatives du personnel mises en place. La période de prise de congés payés peut s’étendre ou non sur toute l’année et doit nécessairement comprendre la période légale allant du 1er mai au 31 octobre.

En outre, l’ordre et les dates de départ en congés payés sont fixés par accord d’entreprise ou de branche ou, à défaut d’accord, par l’employeur après consultation des représentants du personnel. Sauf dispositions conventionnelles spécifiques, la période des congés payés doit être portée à la connaissance des salariés au moins deux mois avant son ouverture. En outre, les dates des départs doivent être communiquées par tout moyen aux salariés au moins un mois avant leur départ. L’ordre ainsi que les dates ne pourront plus être modifiés dans le délai d’un mois avant la date prévue du départ, sauf circonstances exceptionnelles ou dispositions conventionnelles contraires.

Les congés payés acquis doivent être pris intégralement avant la fin de la période fixée, à défaut de quoi, ils seraient perdus. Il appartient à l’employeur de veiller à la planification des congés de ses salariés. En effet, la gestion des congés payés lui incombe. A ce titre, il doit prendre les mesures nécessaires pour assurer aux salariés la possibilité d’exercer effectivement leur droit, à défaut de quoi, il peut engager sa responsabilité et encourir des sanctions en raison du préjudice subi par les salariés.

Néanmoins, il existe des exceptions à ce principe qui permettent aux salariés ayant été dans l’impossibilité de prendre leurs congés, de reporter les jours de congés restants et ne pas les perdre. C’est notamment le cas pour le salarié n’ayant pu prendre ses congés en raison d’absences suite à un arrêt de travail, une maladie professionnelle ou un congé de maternité.

Comme indiqué par la FESP dans ses lettres juridiques, un employeur peut, à titre exceptionnel pour faire face aux conséquences de la crise sanitaire liée au Covid-19, modifier ou imposer les dates de prise des congés, dans la limite de huit jours ouvrables de congés en respectant un délai de prévenance d’au moins un jour franc, jusqu’au 30 septembre 2021 par un accord collectif. Pour cela, l’employeur doit négocier un accord d’entreprise au sein de sa structure ou, à défaut, appliquer un accord de branche sur le sujet.